Macro envío mails masivos – “Los reclamos desaparecieron!”

“Hace dos años atrás, las notificaciones del estado de la emisión de órdenes de compra era a consulta de los usuarios internos, lo que nos hacía ocupar tiempo valioso en revisar caso a caso, ya que nuestro sistema de emisión de órdenes de compra no notifica automáticamente las etapas de aprobación de la misma.

Emitíamos las órdenes y debíamos revisar en que etapa de validación se encontraban en las innumerables consultas. Perdíamos mucho tiempo en el control y estábamos recibiendo reclamos de los usuarios porque desconocían el avance en la formalización de sus compras.

“EXCELente idea” desarrolló una planilla en Excel que ejecutamos diariamente. La planilla:

  • Envía correos automáticos a los usuarios, según el estado en el que se encuentre la orden de compra: emitida, en aprobación, aprobada o enviada.
  • Registra automáticamente el envío, y con ello determina la etapa en la que se encuentra cada orden. Ahora tenemos una base centralizada y actualizada con el estado de cada orden.

Este proceso de control mejoró significativamente y sin duda es mucho más rápido y eficiente para notificar a nuestros clientes internos. En lugar de estar enviando cientos de correos manualmente, la macro los envía de forma automática con sólo apretar un botón!

“Los reclamos de los usuarios prácticamente desaparecieron y nosotros pudimos dedicar más tiempo a otras tareas”

 

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Pilar González

Jefe de Operaciones de Compras  – Scotiabank  (ver perfil)